ما المقصود بوحدات تخطيط نظام ERP
ما المقصود بوحدات نظام تخطيط موارد المؤسسات
جدول المحتويات
وحدات تخطيط نظام ERP
على مدى العقود القليلة الماضية، أصبحت أنظمة تخطيط موارد المؤسسات أدوات أساسية للشركات، تعمل وحدات تخطيط نظام ERP على أتمتة العمليات التجارية الرئيسية ويعمل كقاعدة بيانات مشتركة لجميع المعلومات المالية والتشغيلية عبر الشركة. تأتي هذه البيانات من عدة وحدات مصممة لمساعدة الأقسام المختلفة ، من المحاسبة إلى سلسلة التوريد إلى الموارد البشرية
تتيح وحدات تخطيط نظام ERP لجميع الموظفين الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها للإجابة على الأسئلة المهمة حول الأداء الحالي ووضع الخطط المستقبلية، بالإضافة إلى المجالات المستهدفة للتحسين.
يمكن أن يؤدي أيضًا إلى اتخاذ قرارات أفضل، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة التشغيلية وتوفير التكاليف. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لتخطيط موارد المؤسسات أتمتة العديد من المهام وتقليل الأخطاء وتحرير الموظفين للتركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي.
تدعم وحدات تخطيط نظام ERP المشتركة وظائف المكتب الخلفي والمكتب الأمامي مثل التمويل والمحاسبة والمشتريات والتصنيع وإدارة المخزون وإدارة الطلبات وإدارة المستودعات وإدارة سلسلة التوريد وإدارة علاقات العملاء والمشتريات وإدارة القوى العاملة.
وقد يتضمن الحل الأكثر ثراءً بالميزات أيضًا أتمتة الخدمات المهنية (إدارة موارد الخدمة) وإدارة الموارد البشرية والتجارة الإلكترونية وأتمتة التسويق وغيرها، لذلك و في هذا المقال ، سنتحدث و بشكل تفصيلي عن وحدات تخطيط نظام ERP الأكثر استخدامًا ووظائفها.
ما المقصود بوحدات تخطيط نظام ERP؟
تم تصميم كل وحدة من وحدات تخطيط نظام ERP لوظيفة عمل محددة، مما يوفر البيانات ودعم العمليات لمساعدة هؤلاء الموظفين على أداء وظائفهم.
ترتبط كل وحدة بنظام ERP، لذلك حتى مع قيام الشركة بإضافة وحدات جديدة، فإنه يوفر النظام مصدرًا واحدًا للبيانات الدقيقة.
كيف تساعد وحدة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المؤسسة؟
يسمح التصميم المعياري لـ ERP بتلبية احتياجات العمل المتغيرة، وهذا سبب كبير وراء انتشار البرنامج في كل مكان. حيث أنه يمكن للمؤسسات فقط شراء الوحدات ذات الصلة بنموذج أعمالها والعمليات والتحديات الرئيسية. كما أنه يمكن بعد ذلك إضافة وحدات تخطيط نظام ERP لتلبية الاحتياجات أو التحديات مع نمو المنظمة.
يكمن قيمة برنامج ERP المعياري في أنه يمكن للشركات إضافة هذه الوظيفة مع الحفاظ على نفس الأساسيات ، وبالتالي عندما تحتاج إلى التغيير، فلا تحتاج الشركات إلى تنفيذ نظام ERP جديد ، طالما أن الشركات تعتمد على نظام ERP ثابت مع مجموعة واسعة من الوحدات.
ما هي أنواع وحدات تخطيط نظام ERP وخصائص كل نوع ؟
فيما يلي مجموعة ضخمة من أنواع وحدات تخطيط نظام ERP وبشكل مفصل :
أولاً : المالية
تعتبر وحدة المالية والمحاسبة أهم وحدة لتخطيط موارد المؤسسات لأنها تتيح للشركات فهم وضعها المالي الحالي وتوقعاتها المستقبلية ، تشمل الميزات الرئيسية لهذه الوحدة تتبع الحسابات الدائنة والمدينة وإدارة دفتر العام. كما يقوم أيضًا بإنشاء وتخزين المستندات المالية المهمة مثل الميزانيات العمومية والإيصالات بيانات الدفع والضرائب.
تعمل الوحدة المالية على أتمتة المهام المتعلقة بالفواتير ومدفوعات البائعين وإدارة النقد وتسوية الحساب، مما يساعد أقسام المحاسبة على إغلاق الحسابات في الوقت المناسب والامتثال لمعايير التعرف على الإيرادات الحالية. كما أن لديها بيانات المخططين الماليين والمحللين الذين يحتاجون إلى إعداد التقارير بما في ذلك بشكل أساسي بيان الربح والخسارة وتقرير مجلس الإدارة وخطة سيناريو العمل.
ثانياً : المشتريات
تساعد وحدات الشراء المنظمات في الحصول على المواد أو المنتجات اللازمة لتصنيع و بيع البضائع. وبالتالي يمكن للشركات الاحتفاظ بقائمة بالموردين المعتمدين في هذه الوحدة وربط هؤلاء الموردين بمشاريع محددة، مما يساعد في إدارة علاقات الموردين ، كما يمكن للوحدة أن تطلب تلقائيًا الاقتباسات، ثم تتبع الأسعار الواردة وتحليلها بصورة مستمرة وبشكل تلقائي
بعد أن تقبل الشركة عرض الأسعار، يساعد قسم المشتريات قسم المشتريات في إعداد وإرسال أمر الشراء. ومن ثم يمكنه بعد ذلك تتبع أمر الشراء هذا حيث يقوم البائع بتحويله إلى أمر مبيعات وشحنه، ويقوم تلقائيًا بتحديث مستويات المخزون بمجرد وصول الأمر
ثالثاً : التصنيع
تم تصميم إصدار أقدم من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وهو نظام MRP، للمصنعين، ولا يزال التصنيع جزءًا رئيسيًا من نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP). اليوم، غالبًا ما تحتوي أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على إدارة الإنتاج أو نظام تنفيذ التصنيع (MIS) ، حيث أن التصنيع يساعد المصنعين على تخطيط الإنتاج والتأكد من أن لديهم كل ما يلزم لتخطيط عملية الإنتاج، مثل المواد الخام والقدرات الميكانيكية.
وأثناء التصنيع، يمكنه تحديث حالة العمل ، مما يساعد الشركات على تتبع الإنتاج الفعلي مقابل الناتج المتوقع. كما يوفر أيضًا صورة في الوقت الفعلي لورشة العمل، والتقاط معلومات حول العمل قيد التقدم والبضائع مكتمل ، و يمكنه حساب متوسط الوقت لإنتاج سلعة ثم مقارنة العرض مع الطلب المتوقع لتخطيط الإنتاج الكافي.
رابعاً : إدارة المخزون
تتيح وحدة إدارة المخزون التحكم في المخزون من خلال تتبع كميات العناصر والمواقع وصولاً إلى العلامات التجارية الفردية. من خلال التكامل مع أدوات الشراء، حيث أنه توفر الوحدة معلومات كاملة ليس فقط عن المخزون الحالي ولكن أيضًا عن المخزون القادم.
و يساعد البرنامج الشركات على إدارة تكاليف المخزون والتأكد من أن لديها مخزونًا كافيًا دون الحاجة قم بتوصيل أطنان من العملات المعدنية في مخزونك.
ويمكن لتطبيقات إدارة المخزون موازنة اتجاهات المبيعات مقابل المنتج المتاح لمساعدة الشركات على اتخاذ قرارات مستنيرة وبالتالي يتحسن هوامش الربح وتزيد من دوران المخزون (مقياس لمدى بيع المخزون خلال فترة معينة). مما يساعد في منع نفاذ المخزون والتأخير، وتعزيز خدمة العملاء
بالإضافة إلى ذلك فإن الشركات التي تفتقر إلى وحدات إدارة سلسلة التوريد الأخرى أيضًا يمكنها استخدام تطبيق إدارة المخزون لمعالجة أوامر الشراء وأوامر المبيعات والشحنات. وبالتالي ستتطلب المؤسسات الأكبر حجمًا إصدارًا من هذا الحل يتتبع المخزون عبر مواقع متعددة
خامساً : إدارة الطلبات
تتعقب وحدة إدارة الطلبات ، جميع الطلبات بداية من الاستلام إلى الإرسال. ومن ثم يقوم نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بتسليم جميع الطلبات إلى المستودعات أو مراكز التوزيع أو متاجر البيع بالتجزئة بعد قيام العملاء بتقديم طلباتهم، وتتبع حالة الطلب أثناء تحضيرها وتنفيذها وشحنها للعملاء.
تمنع وحدة إدارة الطلبات الأوامر المفقودة وتزيد من الأسعار إرضاء العملاء بالتسليم في الوقت المحدد وتقليل رسوم الشحن السريع غير الضرورية.
يمكن أن تساعد تطبيقات إدارة الطلبات الأكثر تقدمًا الشركات في تحديد خيارات تنفيذ الطلبات الأكثر فعالية من حيث التكلفة استنادًا إلى المخزون المتاح وموقع المشتري ، على سبيل المثال، المتاجر مقابل المستودعات مقابل شركاء التنفيذ الخارجيين.
سادساً : إدارة المستودعات
يمكن أن توفر وحدة إدارة المستودعات عائدًا سريعًا على الاستثمار للشركات التي تدير مستودعاتها الخاصة. يمكن للتطبيق توجيه موظفي المستودعات بكفاءة من خلال جميع عمليات المستودعات، من وصول البضائع إلى الانتقاء إلى التعبئة والشحن، وفقًا لتخطيط المنشأة.
يمكن أيضًا مساعدة الشركات في تخطيط التوظيف بناء على الاحتياجات المتوقعة. وبالتالي تدعم وحدات إدارة المستودعات استراتيجيات الانتقاء المختلفة، مثل انتقاء الدُفعات، واختيار الموجة، وانتقاء المنطقة، اعتمادًا على ما هو أكثر كفاءة لوظيفة معينة، ويمكن لبعض الوحدات أن تُظهر للموظفين مسارات الانتقاء الأكثر كفاءة.
عندما يتم دمج وحدات إدارة المستودعات مع تطبيقات إدارة المخزون وإدارة الطلبات، يمكن للموظفين العثور بسرعة على المنتجات المناسبة وشحنها بسرعة. يؤدي التسليم السريع في النهاية إلى زيادة رضا العملاء.
سابعاً : إدارة سلسلة التوريد
تتعقب وحدة إدارة سلسلة التوريد كل خطوة من خطوات حركة الإمدادات والسلع في جميع أنحاء سلسلة التوريد، من الموردين الفرعيين إلى الموردين إلى الشركات المصنعة إلى الموزعين إلى تجار التجزئة أو المستهلكين. يمكنه أيضًا إدارة أي عناصر أو منتجات تم إرجاعها لاستردادها أو استبدالها.
كما ذكرنا سابقًا، يمكن أن تتضمن إدارة سلسلة التوريد مجموعة واسعة من الوحدات مثل الشراء وإدارة المخزون والتصنيع وإدارة الطلبات وإدارة المستودعات. ومع ذلك، قد يكون لديها قدرات تتجاوز القدرات الأساسية لهذه الوحدات.
ثامناً : إدارة علاقات العملاء
تخزين وحدة CRM (إدارة علاقات العملاء) جميع معلومات العملاء والتوقعات. كما يتضمن ذلك سجل اتصالات الشركة مع شخص على سبيل المثال، وتوضيح تاريخ ووقت المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني بالإضافة إلى سجل الشراء.
كما يحسن CRM خدمة العملاء لأنه يمكن للموظفين الوصول إليها بسهولة كل المعلومات التي يحتاجونها للعمل مع العملاء.
تستخدم العديد من الشركات أيضًا CRM لإدارة المبيعات والفرص. يمكنه تتبع الاتصالات مع العملاء المحتملين واقتراح العملاء الذين يجب استهدافهم لبعض العروض الترويجية أو فرص البيع المتقاطع. تدعم وحدة CRM الأكثر قوة تقسيم العملاء (لتسويق أكثر استهدافًا) والمدير أدوات الاتصال وإعداد التقارير المتقدمة.