السمات الرئيسية لنظام الإدارة المالية داخل نظام ERP
السمات الرئيسية لنظام الإدارة المالية داخل نظام ERP
جدول المحتويات
ما المقصود بتخطيط موارد المؤسسات المالية Financial Management ؟
هو باختصار شديد عبارة عن نظام يتم استخدامه من أجل تتبع الأرباح، وإدارة الدفاتر، والحسابات الدائنة، والحسابات المدينة، ودفتر المدير العام، وإعداد الميزانية، وإدارة الضرائب، وإدارة المصروفات.
بالإضافة الى انه يسمح بتتبع الأرباح للشركات ومراقبة أرباحها وإجراء تغييرات لزيادتها و يوفر إدارة الأموال هذا سجلاً شاملاً لجميع المعاملات المالية، والتي يمكن استخدامها لتقديم الضرائب بسهولة أكبر وتحديد الاحتيال. ومعرفة الحسابات الدائنة والذمم المدينة و الوظائف المستخدمة لإدارة المدفوعات والفواتير.
وبالتالي يتكامل مع وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى لتقديم نظرة عامة على السلامة المالية للشركة. وتستخدم الميزانية لتخصيص الموارد والتخطيط للمستقبل ويساعد إدارة وتقديم الضرائب والتأكد من دفع الضرائب في الوقت المحدد ، كما يساعد في إدارة النفقات
ما هو تمويل تخطيط موارد المؤسسات في نظام الإدارة المالية ؟
بشكل عام، نظام الإدارة المالية لتخطيط موارد المؤسسات هي برنامج يجمع البيانات المالية ثم يُنشئ التقارير و يسمح لك بإيصال المعلومات المالية بشكل أكثر وضوحًا إلى الشركاء الخارجيين مثل الموردين والعملاء عند الحاجة ، كما يمكنك القيام بذلك باستخدام الحسابات الدائنة، والحسابات المدينة ، والميزانية، وغيرها من خصائص هذا النظام المحكم.
ما هي المميزات الرئيسية التي يتمتع بها نظام الإدارة المالية Financial Management داخل نظام تخطيط موارد المؤسسات ( ERP ) ؟
هناك الكثير من الملامح والخصائص التي يتمتع بها هذا النظام وخاصة عند إدارة الموارد المالية ، ومن ضمن تلك المميزات الرئيسية هي كما يلي :
أولاً : تتبع الأرباح بدقة بالغة
تتمثل الوظيفة الرئيسية لوحدة الإدارة المالية لتخطيط موارد المؤسسات في تتبع الإيرادات. حيث أنه سيساعد تعقب الأرباح في الحصول على صورة كاملة للصحة المالية الشاملة للشركة واستخدامها المالي ، و سيمكنك من تتبع أرباحك ويحدد عائد الاستثمار لأي مشتريات، ويستخدم هذا النظام أيضا في معرفة التكاليف المتكبدة والمستحقات لحساب مقدار ما تكسبه مؤسستك ، وتقديم توقع لبعض البرامج و الأرباح المستقبلية بناءً على بيانات المبيعات والمصروفات التاريخية
من ناحية أخرى، يمكن أن تساعد برامج الإدارة المالية لتخطيط موارد المؤسسات أيضًا الشركات على تتبع التكاليف. تتضمن هذه القدرة تقييم مراكز التكلفة الفردية، وعرض المشتريات من الأعلى، وتقييم كيفية إنفاق الشركة للمال. والنتيجة المقصودة من هذه الأدوات هي إجراء تغييرات تزيد من صافي أرباح الأعمال. فكر في برامج الإدارة المالية على أنها توفر خارطة طريق لقادة الأعمال الذين يفهمون أفضل التحركات في بيئة الأعمال الحالية.
ثانياً : إدارة الدفاتر المالية
تعد إدارة الدفاتر المالية وظيفة مهمة أخرى للنظام المالي Financial Management في تخطيط موارد المؤسسات ERP ، حيث أنه يوفر الدفتر العام سجلاً شاملاً لجميع المعاملات المالية. وبالتالي يتكامل مع جميع وحدات تخطيط موارد المؤسسات الأخرى، مثل إدارة المخزون أو إدارة علاقات العملاء.
عادةً ما يتم إدخال الإدخالات مباشرةً في الدفتر العام (GL)، ولكن قد يسمح لك نظامك بإدخالها في أي مكان في التطبيق. في كلتا الحالتين، يمكنك عرض إدخالاتك في موقع مركزي واحد. وبالتالي يمكنك تتبع أشياء مختلفة ؛ على سبيل المثال، الأصول والخصوم والحسابات رأس المال والإيرادات والنفقات. وإليك مثال على الدفتر العام:
يمكن أن يؤدي وجود جميع بياناتك المالية في مكان واحد إلى تسهيل إدارة الإقرارات الضريبية ومن ثم مساعدتك في التحكم في نفقاتك. يمكنك تحديد أي معاملات فردية أو احتيال بسرعة، وستقوم بعض الأنظمة المالية لتخطيط موارد المؤسسات بإعلامك تلقائيًا بمثل هذه الأحداث.
ثالثاً : الحسابات المستحقة الدفع
سيقوم نظام الإدارة المالية بإدارة جميع الأموال التي تدين بها شركتك للموردين والدائنين الآخرين. و تدمج الحسابات الدائنة بيانات النفقات الخاصة بك مع نظام الشراء الخاص بك، حتى تتمكن من التحكم في التدفق النقدي الخاص بك.
كما سيوفر لك أتمتة الحسابات الدائنة الوقت والمال في الوظيفة وتجنب الأخطاء البشرية. حيث انه يمكن للنظام معالجة كميات كبيرة من الفواتير والمعاملات المالية الأخرى بين شركتك والبائعين بسرعة ، و تقدم بعض التطبيقات إمكانية التقاط المستندات، والمعروفة أيضًا باسم التصوير، لتحويل الفواتير الورقية إلى مستندات إلكترونيات.
باختصار، سيسمح نظام الحسابات الدائنة للمستخدمين بمعرفة المبلغ المستحق عليهم وموعد استحقاقه، لذلك لن تتأخر أبدًا عن السداد مرة أخرى
رابعاً : حسابات القبض
تمكّن الحسابات المدينة عملك من إدارة جميع الأموال التي يدين بها عملائك ، حيث انه سوف تتبع مدفوعات العملاء وإدارة الفواتير والنقد بصورة سهلة وسريعة، كما توفر بعض أنظمة ERP المالية لعملائك بوابة حيث يمكنهم إجراء المدفوعات أو الوصول إلى الفواتير و أتمتة المهام مثل إرسال تذكيرات الدفع أو كشوف الحساب وإنشاء فواتير متكررة.
تعمل أتمتة الواقع المعزز على تسريع عملية التحصيل وتعزز العلاقات مع العملاء لأن سهولة الدفع تجعل مؤسستك أكثر سهولة. تولد المعاملات البسيطة عملاء مكررين سعداء.
خامساً : إدارة الأصول الثابتة
يتتبع الحل ويدير جميع الأصول المادية لشركتك، مثل معدات التصنيع وأجهزة الكمبيوتر ومركبات الشركة والمساحات المكتبية. ستنظر في حسابات الاستهلاك ومتطلبات الامتثال والآثار الضريبية.
تمكنك إدارة الأصول مؤسستك من الحصول على رؤية أفضل للاستخدام والتكاليف والصيانة. على سبيل المثال، يمكن أن يساعدك تتبع إهلاك الأصول في توقع النفقات وإنشاء الميزانيات. إذا كنت تعلم أن أجهزتك قديمة وقد تحتاج إلى صيانة قريبًا، فيمكنك التخطيط وفقًا لذلك.
إن تتبع أصولك سيمنعك من دفع ضرائب على العناصر التي تمت إزالتها أو استبدالها، وهو خطأ سهل يمكن أن ترتكبه عندما يتعلق الأمر بحفظ السجلات. ستلتقط الأداة أيضًا فرص توفير ضريبة المبيعات و تمنح بعض السلطات القضائية إعفاءات ضريبية أو إعفاءات لبعض الصناعات.
سادساَ : إدارة المخاطر
يتعلق الكثير من الأعمال في النهاية بالمخاطر، ويريد قادة الأعمال أن يعرفوا أن مؤسساتهم محمية. لذلك يمكن لأدوات إدارة المخاطر التنبؤ بالأزمات وتحليلها وإدارتها.
تتراوح هذه المواقف من المشاكل المالية والتي قد تصل الى تكون الكوارث المحتملة الأخرى والتي يجب إدارتها باستخدام حلول إدارة المخاطر مرتبطة بالسلامة أو الالتزامات القانونية أو الامتثال أو مخاطر السمعة.
سابعاً : الإبلاغ
توفر التحليلات وصولاً في الوقت الفعلي إلى البيانات المالية، وهو أمر بالغ الأهمية للتحكم في أموالك ، كما تساعدك Insight على إجراء تنبؤات وقرارات تستند إلى البيانات حول البيانات المالية لشركتك.
ثامناً : إدارة متعددة العملات
تعد القدرة على إدارة عملات متعددة أمرًا بالغ الأهمية وخاصة إذا كان لديك عملاء عالميون. وبالتالي تعمل إدارة العملات المتعددة على أتمتة عملية بيع وشراء العملات الأجنبية. تتيح لك ميزة تحويل العملات إتمام المعاملات بعملات متعددة.
تاسعاً : إدارة الضرائب
تخزن حلول إدارة الضرائب إعدادات ضريبة النظام وتوفر إمكانات التدقيق الضريبي وإعداد التقارير الضريبية ، وبالتالي الاستفادة من هذه الإعدادات عبر النظام لتوفير مزيج متسق من ضريبة المبيعات وضريبة القيمة المضافة.
ربما تقوم وظيفة إدارة الضرائب الخاصة بك بالمهمة الشاقة المتمثلة في اختيار اختصاص ضريبة المبيعات لعنوان الشحن أو استخدام المعلومات الضريبية التي تم إنشاؤها مسبقًا لمعالجة معاملات المبيعات بموجب اللوائح المناسبة. تعتمد وظيفة هذا المكون الإضافي على نظام ERP المالي الذي اشتريته واحتياجاتك شركتك. في كلتا الحالتين، يعد تعيين قسم ضرائب داخل مؤسستك طريقة رائعة لتجنب قضاء الوقت في المهام العادية.