ما المقصود بإدارة مشاريع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ؟
ما المقصود بإدارة مشاريع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ؟
جدول المحتويات
إدارة مشاريع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ؟
توفر إدارة مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management) إرشادات وتقنيات لضمان التنفيذ الناجح لبرنامج ERP والذي يتضمن تنظيم وإدارة موارد الشركة لتحقيق أهداف المشروع ضمن ميزانية محددة وجدول زمني. وعليه يتم تقسيم عملية إدارة المشروع إلى 5 مراحل مختلفة، بدءًا من بدء المشروع وحتى إغلاق المشروع بشكل سليم، و تشمل هذه المراحل تخطيط المشروع، وتنفيذ المشروع، ومراقبة المشروع والتحكم فيه، والإعداد المباشر لبدء التشغيل وإغلاق المشروع.
وباستخدام أفضل الممارسات هذه، يمكن للشركات ضمان تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بنجاح في حدود الميزانية وفي الموعد المحدد. لذلك فإننا ومن خلال تلك المقالة سوف نتعرف وبشكل تفصيلي عن أهمية إدارة المشروع وفقا لموارد المؤسسات ERP Project Management ووضع الخطط الصحيحة التي يمكن اتباعها من أجل ضمان نجاح المشروع بالصورة التي تريدها
ما المقصود بإدارة مشاريع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ؟
يعرّف المشروع على أنه مؤقت من حيث أن له وقت بداية ونهاية محددين وبالتالي نطاق وموارد محددة ، كما أن المشروع فريد من نوعه من حيث أنه ليس عملية روتينية، ولكنه مجموعة محددة من العمليات تهدف إلى هدف واحد. ولكن تتضمن إدارة مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management) تنظيم وإدارة موارد الشركة لتحقيق أهداف تنفيذ خطة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) بأكبر قدر من الفعالية والكفاءة ضمن الوقت والميزانية المحددة لضمان تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات بشكل سلس وناجح.
و تشمل إدارة مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management) المجالات الأساسية التالية:
- النطاق: تحديد المتطلبات التي يجب تلبيتها لإكمال المشروع بنجاح
- الجدول الزمني: ما مقدار الوقت المخصص لهذا المشروع؟ تاريخ البدء وتاريخ الانتهاء وأيام العمل المطلوبة وما إلى ذلك.
- الموارد: قم بتعيين الموارد المناسبة وأعضاء الفريق لكل مجال من مجالات المشروع.
- الميزانية: تحديد الميزانية المناسبة والحصول على الموافقة من جميع أصحاب المصلحة.
- المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطة لتخفيف المخاطر.
- الجودة: تحديد معايير الجودة التي يجب استيفاؤها لنجاح المشروع.
دعونا الآن ندخل في لب الموضوع و نفهم المراحل المختلفة لإدارة مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management).
ما هي مراحل إدارة مشروع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ؟
وفقًا لعملية إدارة المشروع ، فإنه يتم تقسيمها إلى 5 مراحل مختلفة. بداية من تحديد الهدف ووصولا إلى إغلاق المشروع بصورة مكتملة وناجحة ، وتلك المراحل هي على النحو التالي :
المرحلة الأولى: بدء المشروع
تمثل مرحلة الموافقة على المشروع البداية الرسمية للمشروع. وعادة ما يتضمن إنشاء وثائق عالية المستوى تشكل الأساس لمشروع تنفيذ تخطيط موارد المؤسسات (ERP). على استعداد للحصول على إجماع مكتوب من جميع المشاركين في المشروع.
لذلك قم بتضمين معلومات عن المحتوى المحدد المتفق عليه لمشروع تخطيط موارد المؤسسات ERP Project Management ، ووضع وثائق المشروع ” وثيقة نطاق المشروع هي الوثيقة المرجعية الرئيسية للمشروع بأكمله “ و عليه فانه يجب ان تكون وثيقة نطاق المشروع تصف ما يلي :
- ما هو الغرض من مشروع تخطيط موارد المؤسسات
- ما هي الميزانية والإطار الزمني المخصص
- من سيشارك تحديد أصحاب المصلحة والفرق المشاركة في مشروع تخطيط موارد المؤسسات
- كيف سيتم تنفيذ مشروع تخطيط موارد المؤسسات: المنهجية وخطة التنفيذ
- ما هي معايير القبول لإغلاق مشروع تخطيط موارد المؤسسات
وبالتالي سيتم اعتبار أي انحراف عن المستندات المتفق عليها بمثابة طلب تغيير وسيتطلب موافقة رسمية و موافقة من كلا الطرفين ليتم تضمينها (نظرًا لأن ذلك قد ينطوي على تكاليف إضافية، فستكون هناك حاجة أيضًا لاتفاق رسمي مكتوب).
المرحلة الثانية: تخطيط المشروع
يعد تخطيط المشروع خطوة حاسمة للغاية في ضمان نجاح مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management). حيث أنه و بعد دراسة مفصلة لمتطلبات النظام وتحليل فجوة لمقدار التخصيص المطلوب، تبدأ هذه المرحلة بتحديد أهداف المشروع. حيث أنه توفر خطة مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management) هيكلاً كاملاً لتقسيم العمل مع تفاصيل المهام المعنية ومن قام بها ما هي الجداول الزمنية والمواعيد النهائية لأداء هذه المهام.
كما أنه يحدد المخاطر المحتملة التي تنطوي عليها مشاريع تخطيط موارد المؤسسات. على سبيل المثال، إذا كانت الموارد المهمة غير متوفرة، فقد يتم تفويت الجداول الزمنية وما إلى ذلك. كما أن لديها خطة اتصالات واضحة بشأن متى وكيف سيتم إخطار الجميع مع التقدم. وبالتالي ستتألف خطة المشروع من المعلومات التالية:
- تفاصيل عن جميع المهام والأنشطة المتضمنة في مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
- أسماء الأشخاص الذين سيشاركون في مشروع تخطيط موارد المؤسسات وتفاصيل أدوار ومسؤوليات كل عضو في الفريق
- تفاصيل جدول التسليم، بما في ذلك المراحل والمعالم.
- تحديد معلمات متى وكيف يتم قياس الأداء.
- جدول اتصالات حول موعد الإبلاغ عن التقدم وكيفية رفع تنبيهات المخاطر إذا لزم الأمر.
المرحلة الثالثة: تنفيذ المشروع
تنفيذ المشروع هو المرحلة التي يتم فيها العمل الفعلي. ويتضمن تطبيق ما تم التخطيط له بعناية حتى الآن.
يبدأ تنفيذ المشروع عادةً باجتماع انطلاق، حيث يلتقي جميع الأعضاء المشاركين في مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management) لاكتساب فهم واضح لأدوارهم ومسؤولياتهم المحددة. تحتاج فرق تنفيذ المشروع إلى العمل معًا يتم تنفيذ جميع الأنشطة الموضحة في خطة مشروع تخطيط موارد المؤسسات بشكل منهجي لتحقيق نجاح مشروع تخطيط موارد المؤسسات.
المرحلة الرابعة: مراقبة المشروع والتحكم فيه
تعد مراقبة المشروع والتحكم فيه أمرًا ضروريًا لضمان إكمال المشروع بنجاح. تقيس هذه المرحلة التقدم والأداء للتحقق مما إذا كانت تلتزم بخطة المشروع. بشكل أساسي، فإنه ينطوي على مراقبة عن كثب للتقدم اليومي لنواتج المشروع.
ستساعدك المقاييس الرئيسية التي تقوم بتطويرها خلال مرحلة تخطيط المشروع على التحديد سواء كان مشروعك على المسار الصحيح أم لا، ضع علامة على أي احتمال للتأخيرات أو الانحرافات في وقت مبكر بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات أو الخطوات التصحيحية للعودة إلى المسار الصحيح
المرحلة الخامسة: بدء الإعداد المباشر وبدأ البث المباشر
الإعداد المباشر: تتضمن هذه المرحلة الإعداد الرسمي والكامل للانتقال إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات. وفى تلك المرحلة يتضمن بعض من الأنشطة مثل:
- التأكد من أن البيانات الرئيسية دقيقة تمامًا للمعاملات
- التأكد من إدخال جميع المعاملات المعلقة ذات الصلة في النظام لتنفيذ المعاملات بسلاسة
- التأكد من وجود جميع التنسيقات مثل أوامر الشراء والفواتير وتنسيقات التقارير القياسية
- تحديد المستخدمين والأدوار و التسلسلات الهرمية وتعيين الأذونات بناءً على مسؤولياتهم للعمل على برنامج Live ERP
وفى النهاية و بمجرد تشغيل برنامج ERP Project Management، سيتم تنفيذ جميع المعاملات من خلال نظام ERP. لا مزيد من أوراق Excel و الإدخال اليدوي. ولكن سيحتاج الموظفون إلى مستوى معين من التوجيه لضمان الانتقال السلس إلى برنامج تخطيط موارد المؤسسات (ERP Project Management). يتم توفير ذلك من قبل بائع ERP لعدد متفق عليه من الأيام في ملف النطاق.
المرحلة السادسة: إغلاق المشروع
إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من المشروع حيث يتم تشغيل مشروع تخطيط موارد المؤسسات (ERP). كما سيقوم العميل بإجراء مراجعة نهائية للتأكد من أن الموظفين يمكنهم بسهولة تنفيذ جميع المعاملات من خلال تخطيط موارد المؤسسات.
كما يحصل بائع تخطيط موارد المؤسسات (ERP) على توقيع مكتوب من العميل يفيد بأن المشروع قد اكتمل تم تنفيذه بنجاح وفقًا للمعايير المحددة وتم الانتهاء منه رسميًا.